Koncentracija yra ne kas kita, kaip blaškančių dalykų eliminavimas

Kaip efektyviau išnaudoti laiką ir tapti produktyvesniu? (1 dalis)

Klausimas, kuris kyla kiekvienam norinčiam iš gyvenimo pasiimti daugiau. Vieni dirba vieną darbą, užsiima viena papildoma veikla ir visada kartoja, kad neturi laiko, o kiti dirbdami du darbus spėja pasidaryti tai, ką nori ir dar lieka laiko tobulėjimui ir poilsiui. Kokia to paslaptis? Paslapties nėra, tokie žmonės tiesiog vertina savo laiką ir žino kaip jį išnaudoti efektyviau. O esmė yra dirbti protingiau, ne daugiau. Kadangi pats nuolat susiduriu su šia problema ir eksperimentuoju su skirtingais įrankiais ir technikom, tam, kad išgaučiau kelias papildomas laiko valandas, nutariau pasidalinti jomis.

Keli patarimai ir įrankiai:

1. Planuokite savo darbus

Ryte arba vakare skirkite šiek tiek laiko įvertinti dienos darbus ir tikslus. Juos galite susirašyti į telefoną, ant lapelio ar kur tik jums patogu. Toks planas duoda gerą supratimą, kas jūsų laukia dienos eigoje, neapkrauna jūsų nereikalingomis mintimis apie tai, ką turėtumėte daryti toliau, o darbų išbraukimas iš sąrašo veikia kaip puiki motyvacinė priemonė.

Darbų planavimui ir pasiskirstymui puikiai tinka nemokama aplikacija – Trello. Nesvarbu, ar dirbate vienas, ar su komanda, šis įrankis leidžia kurti korteles, kurias laisvai galite dėlioti į savo susikurtus stulpelius (sąrašus), aprašyti jose užduotis, prisegti failus, nuotraukas ir daug daugiau. Panašu į tradicinius lipnius lapelius, tačiau su daugiau galimybių. Jo panaudojimo galimybės itin plačios, nuo paprastų darbų ir apsipirkimo sąrašų iki didžiulių projektų, kuriuose dirba dešimtys žmonių.

Dar viena itin populiari programėlė darbų (to-do) sąrašų sudarinėjimui yra Todoist. Ji leidžia greitai kurti užduočių sąrašus ir sinchronizuoja jas visuose jūsų įrenginiuose. Labai patogu smulkiems darbams, pirkinių sąrašams ir t.t. Programėlės galimybės leidžia į visa tai įtraukti ir komandą ir daug daugiau.

2. Sunkiausius ir svarbiausius darbus darykite pirmus

Kiekviena diena turi darbų, kurių nepadarius ji atrodys nesėkminga, o visus suplanuotus darbus atlikti pavyksta toli gražu ne visada. Tuos darbus, kurie jūsų nuomone yra svarbiausi ar sunkiausi dėkite į darbų sąrašo pradžią, įveikite juos pirmus. Taip didžiausia dienos našta bus atsikratyta pirmiausia, o diena taps efektyvi. Kuo anksčiau dienos bėgyje nudirbsite daugiausiai žmogiškųjų resursų reikalaujančius darbus, tuo daugiau motyvacijos ir pasiekimo jausmo atsiras ir kiti darbai nebeatrodys tokie sunkūs. Išmokite prisiversti daryti tai, kas iš tiesų svarbu ir pastebėsite, kokios produktyvios bus jūsų dienos.

3. Nedarykite kelių darbų vienu metu

Populiaru sakyti aš multi-task’inu, tačiau toks dalykas neegzistuoja. Nors ir darome daug dalykų vienu metu, tas vienu metu iš tikro nėra vienu metu. Mes šokinėjame nuo dalyko prie dalyko ir vietoj to, kad efektyviai spręstume kiekvieną problemą, mes gaištame laiką kol įsivažiuojame, kol susikaupiame ir mūsų smegenys pradeda dirbti tai, ką reikia. Taip kiekvienam peršokimui gali prireitki 5 ar 10 minučių, o kiek tokių peršokimų dienos eigoje padarote? Darykite darbus po vieną, kuo labiau atsiribodami nuo blaškančių dalykų (telefonas, Facebook ir pan.), nes kiekvienas nukrypimas nuo veiklos jums kainuoja papildomą laiką, kurį galėtumėte skirti naudingesniems ir malonesniems dalykams.

Jeigu manote, kad laiką prie kompiuterio leidžiate sklandžiai ir planuotai, išbandykite programėlę Rescue Time, kuri veikia fone ir parodo, kiek laiko išleidote tam tikrai veiklai. Geras šaltas dušas tam, kad suprastume, kiek laiko paleidžiame vėjais. Patikėkite, būsite nustebę.

4. Pašalinkite savo dirgiklius (blaškančius dalykus)

Telefonas, socialiniai tinklai, elektroninis paštas ir t.t. Šie dalykai okupuoja mūsų laiką, juose lengva užsibūti ir nukeliauti į visišką laiko švaistymo režimą. Tai, kad jums kažkas skambina, rašo, ne visada reiškia, kad jūs turite iškarto jiems atrašyti ir mesti savo darbus. Nebūkite socialinių tinklų įkaitais, jie turi tarnauti jums, o ne jūs jiems. Galima nusistatyti konkretų laiką, kuriuo būsite prisijungę, atrašinėsite žinutes, ar laiškus.

Jei tai sunku padaryti pačiam, yra daugybė programėlių, kurios jums padės: papildiniai naršyklėms, parsisiunčiamos programos ir t.t.  Visų jų tikslas vienas – užblokuoti tam tikras svetaines, kad nekiltų noras į jas eiti. Vieni apskritai blokuoja tam tikras svetaines, kiti tik tam tikromis valandomis, o treti pasirenka, kiek laiko blokuoti nuo darbo pradžios, pvz., 60 min. Keletas tokių įrankių: Focal Filter, Nanny (Chrome), Leech Block (FIrefox)

Pabandykite pilną savo dėmesį skirtį užduočiai, kurią atliekate, nekreipti dėmesio į aplinkinius dirgiklius ir kas žino, gal viską padarysite dvigubai greičiau nei galvojote ar esate įpratę.

5. Darykite pertraukas tarp užduočių – naudokite Pomodoro laikmatį

Norint išlaikyti produktyvumą, žvitrumą ir smegenų aktyvumą, reikia leisti sau atsikvėpti.  Kadangi vidutinis žmogus koncentraciją ir pilną dėmesį gali išlaikyti ribotą laiką, norint pasiekti gerą produktyvumą reikia į tai atsižvelgti. Efektyvi poilsio ir darbo technika Pomodoro buvo sukurta 1980-aisiais metais. Ši technika remiasi laiko intervalais, standartiškai tai 25 minučių periodai, kuriuos skiria trumpos pertraukos pvz,. 5minučių. Po kelių tokių intervalų rekomenduojama pasidaryti ilgesnę 15-20 minučių pertrauką, o tada vėl tęsti darbą. Itin svarbu akcentuoti tai, kad darbo intervalo metu pilnas dėmesys ir susikaupimas turi būti skirtas vienos užduoties sprendimui. Jeigu iškyla pašaliniu minčių, užsirašykite jas bet tuojau pat grįžkite prie užduoties. Galimi ir kitokie intervalai, kaip 50 min – 10 min ar ilgesni. Pritaikykite šią techniką pagal savo poreikius.

Pomodoro laikmatį galima nusipirkti kaip fizinį daiktą, arba naudoti vieną iš interneto svetainių, kurios siūlo tokį pat funkcionalumą su galimybėm keisti laikmatį pagal poreikius, pvz, Moosti

6. Efektyviai išnaudokite tarpinį laiką

Tai yra toks laikas, kurį praleidžiate laukdami eilėje, gamindami valgyti, keliaudami į darbą ir panašiai. Tokiu metu galime atlikti ribotą kiekį dalykų ir dažnai esami apriboti fiziškai. Tokio laiko kiekvieno dienoje yra 3-4 valandos.

Gera žinia, kad dažnai mūsų galvos tuo metu nėra apkrautos, galime klausyti, galvoti, planuoti. Išnaudokite tokį laiką savęs tobulinimui ar žinių užtvirtinimui, planavimui. Klausykite e-knygų, atsakykite į laiškus, atlikite svarbius skambučius, skaitykite ar net repetuokite savo kalbą ar išmoktą informacją. Tokiais atvejais drąsiai galime teigti, kad vienu šūviu nušovėme du zuikius. Pvz., nuvažiavau į darbą ir per savaitę ar dvi tuo metu išklausiau knygą. Savęs tobulinimas be jokių pastangų ar laiko praradimų!

7. Pareto principas arba 20/80 technika

Ši technika išmoko kreipti dėmesį į tuos dalykus, kurie yra iš tikrųjų svarbūs jūsų gyvenime ir darbe.  Ji teigia, kad 20% pastangų duoda 80% rezultatų, o likę 80% pastangų – tik 20% rezultatų. Daugiau įdėto laiko ne visada pasiteisina ir atneša naudą. 80/20 tai nėra konstanta, tai tik orientyras, kuris dažnai pasiteisina.

Remiantis šiuo principu galima teigti, kad 20% klientų, padaro 80% pirkimų, 20% perskaitytų straipsnių suteikia 80% naudingos informacijos, 20% iš visų padarytų užduočių atneša 80% vertės, kurią kuriate. Tokių pavyzdžių sąrašą galima tęsti ir tęsti, įdomiausia tai, kad dažniausiai tai yra tiesa.

Norint šį principą pritaikyti sau, svarbu susidėlioti visus dalykus kuriuos darote ir pabandyti identifkuoti, kas yra 20%, o kas likę 80%. Tai padarius, viską, kas yra 80% dalyje, pabandykite tiesiog pašalinti (bent kelioms dienoms) ir orentuokitės į tai, kas atneša daugiau naudos ir vertės. Pamatysite kaip tai pakeis jūsų mąstymą, laiko išnaudojimą ir efektyvumą. Ką jūs darysite kitaip nei kiti? Nieko, apart to, kad laiką skirsite dalykams, kurie turi didžiausią vertę.

8. Išmokite pasakyti NE

Kartais prisiimti daug įsipareigojimų nėra blogai, tai gali išmokyti kaip tvarkytis skirtingose situacijose ir laviruoti laike, tačiau labai lengva persistengti. Persistengus apima stresas, skubėjimas, negatyvios emocijos ir mes esame perkrauti. Todėl itin svarbu objektyviai įvertinti savo galimybes, tikslus, esamus įsipareigojimus ir tik tada, kai esate užtikrinti, kad jums užteks laiko dalykams, kurie jums tikrai svarbus, pasakyti taip. Kitais atvejais, nieko tokio pasakyti NE. Taip galima išsaugoti, ne tik savo laiką, bet ir patausoti sveikatą.

9. Sekite kiek laiko išleidžiate skirtingoms veikloms

Per dieną užsiimame labai skirtingais dalykais ir kartais sunku suvokti, kiek laiko išeikvojame darydami vieną ar kitą darbą, kur prapuolė kelios valandos ir panašiai. Tam, kad geriau suprastume kur esame efektyvūs, ko reiktų atsisakyti ar pakeisti, vertinga apskaityti savo laiką. Nesvarbu, ar esate darbe, ar atliekate kažkokias užduotis sau, pamačius savo investuotą laiką, suprasite kada esate produktyviausi, o kada dirbti sekasi sunkiai ir galiausiai save motyvuosite matydami kiek darbų nuveikėte savaitės eigoje.

Čia jums į pagalbą gali ateiti įrankis Toggl. Tai paprastas laiko apskaitos įrankis tiek asmeniniam, tiek komandiniam naudojimui. Paspaudžiate Start mygtuką ir laikmatis tiksi, baigiate darbą – spaudžiate Stop. Tai galite daryti tiek kompiuteryje, tiek telefone. Visus savo laiko įrašus galite grupuoti, duoti jiems pavadinimus ir netgi sutraukti į bendrą sąmatą. Tiesa šis įrankis labiau naudingams rimtesnėms užduotims, o ne buitiniams darbams. Labai rekomenduoju.

10. Mėgavimasis turi būti pats aukščiausias tikslas

Nors šis tikslas nesusijęs su laiko naudojimo efektvumu, tačiau mes visi taip dažnai paskęstame darbuose, versle, kad pamirštame džiaugtis tuo, ką darome. Net kai išmokstame dalykus daryti efektyviau, protingiau, vistiek didžioji dalis dėmesio tenka planuojant, kaip viską padaryti. Viską padaryti galėtų būti kiekvienos dienos tikslas,  bet vargu ar tos veiklos kada bus mažiau. Vienus dalykus keičia kiti, esmė, ką mes pasirenkame ir kaip į tai žiūrime.

Paklauskite savęs, ką galiu padaryti, kad daugiau laiko praleisčiau džiaugdamasis tuo, ką darau? Kas man teikia laimę? Tikslas yra susidėlioti savo įsipareigojimus ir kasdienius darbus taip, kad džiaugtumėmės tomis mažomis detalėmis, kurios atsitinka gyvenime, net jeigu dirbame. Galbūt tai skamba kaip utopija, bet šiandieniniame pasaulyje tai yra daug labiau įmanoma nei bet kada anksčiau. Būkite smalsūs, atviri galimybėms, pažinkite save ir neapleiskite savo aistrų, kurstykite jas!

 

Tikiuosi bent vienas iš šių patarimų jums padės sutaupyti laiko ar pradėti keistis į produktyvesnę pusę. Jei turite patarimų, įrankių rekomendacijų, norite išreikšti savo nuomonę ar pasidalinti patirtimi, lauksiu jūsų komentaro :)  Antroje dalyje apžvelgsiu mažesnius pakeitimus ir smulkmenas, kurie gali padėti išsaugoti daugiau laiko ir nuveikti daugiau!

 

Autorius Rokas Petrošius

Skirtingos sportinės veiklos padėjo sukurti įvairiapusį teorinių ir praktinių žinių bagažą, o susidomėjimas natūralia medicina ir sveiku gyvenimo būdų jį dar labiau išplėtė. Athletic Duo įkūrėmė norėdami sukurti kokybišką informacijos dalinimosi šaltinį. Tikiuosi tai padės tobulėti tiek man, tiek jums.

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *

ChronometrasChronometras

00: 00: 00: 00

Sustabdytas